El enfoque basado en procesos tomó auge con la norma ISO 9001 en su versión 2000, sin embargo, a aplicación del concepto de procesos a la gestión de organizaciones es un concepto que tiene su origen durante la década de 1950. Este tipo de enfoque es un conjunto de elementos y actividades capaces de transformar entradas en salidas con un valor agregado.
Todavía, la mayoría de las empresas siguen administrándose bajo el modelo de áreas funcionales; el cual se consolidó alrededor de la década de 1920, gracias a las aportaciones de Henry Ford y Frederick Taylor. Posteriormente, en 1950 el Dr. W. Edwards Deming propone el concepto de “la organización como sistema”.
Una de las primeras tareas para la implementación del enfoque basado en procesos es identificar los procesos, que atraviesan las áreas funcionales, así como cambiar el enfoque de la participación desde las áreas funcionales por la conformación de equipos de proceso.
Aunque definitivamente considero que éste es un proceso evolutivo, por lo que no es recomendable intentar desechar lo que hasta hoy se ha logrado para gestionar la empresa, sino integrar los nuevos conceptos con miras a transformar progresivamente la gestión de la organización.
Por eso, sin duda, la alternativa que recomiendo y que he tenido la oportunidad de aplicar en múltiples organizaciones, es el método de análisis y modelado gráfico de procesos, el cual se basa en el resultado de una investigación realizada por la Comunidad Europea durante la década de 1980, llamada OSSAD. Este método utiliza el principio de la gestión sistémica de procesos y retoma la tendencia hacia las interfaces gráficas de los sistemas informáticos.
Además, el método y modelado gráfico permite estructurar todo el sistema documental a través de mapas de procesos, prescindiendo de los textos y facilitando la comprensión de los procesos para todos los participantes de la empresa.
A continuación se presenta el método de análisis y modelado gráfico de procesos llamado Eurossad; el cual retoma algunos de los fundamentos del proyecto de investigación auspiciado por la Comunidad Europea llamado OSSAD.
Cabe decir que la fortaleza más importante de esta metodología es que aborda toda la organización desde un auténtico enfoque sistémico de procesos. La documentación conforma una pirámide, en donde tenemos un único mapa de primer nivel y cientos de nivel cuatro, integrados de la siguiente forma:
Veamos los principales criterios para modelar el Nivel 1 (N1) del método Eurossad, llamado “Sistema”. Parecería que el primer paso es plantarnos frente a una hoja en blanco y definir cuáles son los procesos de la organización. Definitivamente este “dilema” suele ser el primer obstáculo con el que nos encontraremos, por lo que ante esta incógnita la recomendación es recordar que los procesos ya existen en la empresa, y sólo el reto es identificarlos.
A continuación te comparto mis recomendaciones.